ISS’ lønafdeling sender jævnligt breve ud til virksomhedens medarbejdere – både enkeltvise og masseudsendelser – men det er ikke holdbart eller nutidigt at sende som fysisk post, forklarer Charlotte Tuborg Emcken, Payroll Manager i ISS:

"Nu bruger vi signering til alt muligt – eksempelvis til at sende samtykkeerklæringer ud, orienteringer til medarbejderne og i forbindelse med personaleretlige sager. Tidligere foldede vi disse breve i kuverter og sendte dem med posten, men det var tidskrævende".

Derudover skal de breve, der knytter sig til personaleretlige sager, sendes med afleveringsattest, hvor postbuddet sikrer, at brevet er nået frem og kvitterer herfor. Det er for eksempel i forbindelse med ændringer af ansættelsesvilkår hvor det skal dokumenteres, at brevet er nået frem, hvis der skulle opstå en fagretslig sag.

Hvis sådan et brev skulle sendes med afleveringsattest, koster det cirka 100 kroner. I dag betaler ISS nogle få kroner med e-Boks’ løsning afhængigt af brevets størrelse, forklarer Charlotte Tuborg Emcken. Desuden er der også mulighed for at bede om signering af brevene, så medarbejderne kan underskrive fremsendte dokumenter med NemID. Den løsning har ISS blandt andet anvendt til at sende godt 8.000 samtykkeerklæringer.

"Vi sparer både tid og penge. e-Boks’ løsning er desuden nem at bruge og passer godt ind i organisationens arbejde med hele tiden at forsøge at arbejde smartere", siger Charlotte Tuborg Emcken og uddyber:

"Når jeg skriver et brev til en medarbejder, klikker jeg på et ikon i Word, angiver CPR-nummer på modtageren og klikker ’send’. Brevet skal naturligvis stadig skrives, men nu slipper vi for at skulle vente ved printeren, sætte frimærker på og vente flere dage med, at brevet når frem – nu skal vi kun foretage enkelte klik".

Kontakt e-Boks her til en uforpligtende snak om jeres muligheder.